在长沙举办一场活动之前，我们都需要经常去长沙会议酒店看一下场地。看场地看什么很重要。如果一次信息收集不到位，就得反反复复跑很多次会场，浪费会前很重要的准备时间，或者导致会场准备不充分，会议期间就会出现很多不确定因素，导致会议难度大、操心。

一、看长沙酒店会场外围环境

酒店或者会场的位置，会务组都会特备熟悉。但是我们要考虑到所有前来参会的人员，参加此次会议前是否到过酒店或者会场，如果没有，会不会对会场位置，客房、餐厅所在地不知如何分布，或者因为现场与会人员较多，指引不到位，这就会造成不必要的麻烦。这就需要我们把会场周边的情况作出详细的梳理，总共有几个门，哪个距离停车场近，房间该怎么走，餐厅应该怎么去，所有的信息都是以便为我们后期的会议通知以及邀请函制作、嘉宾邀请做出充分的准备。

二、看会场情况

会场情况是开展会议的重中之重，主要考虑硬件方面。首先，会场容量是最为重要的。根据客户办会的情况，考虑会场的容纳性，提前根据会场摆放形式（圆桌、课桌、会议、冷餐）跟会场人员协商。其次要考虑一下空间的扩容性，组织会议的时候常常会遇到人员增加或减少的情况。增加，就要搞清楚在原有基础上，还能加加多少人。这就需要酒店方对会场的容纳量有很好的评估，及时给客户提供反馈。

其次，要看会场的设备情况，主要声光电设备的使用情况。这需要跟会场内的DJ人员一起进行核对。设备的使用年限，最近的使用状况，对外接设备的要求等等。一般情况下，如果活动的规格和档次很高，所有的电子设备都要仔细检查，如果有条件，可以在酒店原有的基础上增加灯光组，LED显示屏,提升整体格调。

最后，看完主要的活动场地之后，一定要多看几个周围的会场，做到心中有数。如果主会场出现任何意外情况，一定要及时给客户提出备选方案。

三、看餐厅

一般酒店就会有几个餐厅，大型会议多采用欢迎宴会+自助餐的形式。会议高峰期的时候，经常会遇到几个会议同时用餐，这时候客人的用餐体验就会下降，因此，要根据会议的情况及时作出调整。在菜单选择方面，一定要让酒店多提供几份不同餐标的菜单，在菜品搭配上要有特色菜和应季菜，根据会议的规格和与会人员的情况进行菜单的调整。一定要特别注意少数名族的饮食跟忌讳。

以上是客户在看场地和选择会议酒店时需要注意的几个点，希望能帮助到大家。

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